Our mentor: anh Phạm Hoành Sơn
We are: Thùy Trang, Ngọc Trâm and Hạnh Nguyên.
—————- ^^ —————-
Xin chào anh chị và các bạn,
Em tên là Nguyễn Hạnh Nguyên, sinh viên năm 4, ngành Quản trị Nguồn Nhân Lực của trường đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh.
Trước hết, em cảm ơn chương trình rất nhiều vì đã cho em một cơ hội quý giá để được học hỏi, lắng nghe từ một người anh đi trước và những người bạn đồng môn nữa.
Sau, em xin chia sẻ những điều mình được học trong buổi chia sẻ này.
1. Làm thế nào để trở thành một trưởng nhóm (dựa trên sự tín nhiệm của các thành viên) và làm việc nhóm hiệu quả.
2. Cách áp dụng nguyên lý 80/20 trong việc quản lý các mối quan hệ, quản lý thời gian
(Vì viết dưới dạng nhật ký nên cho em xin phép được xưng tên.)
Em cảm ơn vì anh chị và các bạn đã dành thời gian đọc bài tóm tắt này của em.
Chúc anh chị và các bạn có ngày cuối tuần chất lượng.
Nguyên Nguyễn.
—————- ^^ —————-
Dưới đây là cụ thể những điều Nguyên học được trong buổi nói chuyện đầu tiên này
Thật sự Nguyên cảm thấy được truyền cảm hứng, và động lực để cố gắng hơn rất nhiều sau buổi gặp ngày hôm nay. Lắng nghe anh chia sẻ từ công việc hiện tại, đến những công việc từng trải qua, và quan trọng nhất: Cách anh hướng dẫn cho một mentee: chia sẻ những câu chuyện chân thật từ kinh nghiệm cá nhân và sự phát triển thay đổi của mentee là động lực để anh tiếp tục, làm Nguyên càng thêm: muốn phấn đấu để thay đổi tích cực hơn qua chương trình này.
Anh chia sẻ về cách áp dụng nguyên lý 80/20 trong việc quản lý các mối quan hệ, quản lý thời gian, và làm như thế nào để trở thành một trưởng nhóm (dựa trên sự tín nhiệm của các thành viên) và làm việc nhóm hiệu quả.
1. Trưởng nhóm là một người luôn đặt người khác ở vị trí quan trọng hơn mình, chịu hạ mình xuống, hỗ trợ hết lòng, bỏ cái tôi cá nhân, không tị nạnh, và biết cách quản lý một cách hiệu quả. Vì một lý do nào đó, nhóm thất bại hoặc có kết quả không như ý, thì trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm (và không bao giờ được nhìn đồng đội của mình với ánh mắt đổ lỗi “tại mày mà…”)
+ Khi quản lý 1 đội nhóm, mục tiêu là gắn kết nhóm-thành-1, làm việc hiệu quả, tạo ra sản phẩm.
+ Công việc đầu tiên cần phải làm: phân chia công việc hợp lý, và sắp xếp các việc thành một dây chuyền. (Kết quả công việc A là nguyên liệu công việc B, kết quả công việc B là nguyên liệu cho công việc C…) Nếu theo dây chuyền như vậy, thì các thành viên sẽ thúc đẩy lẫn nhau, cùng cố gắng và tạo được kết quả. Bên cạnh đó, đặt deadline phù hợp. Nếu 16h chiều là deadline nộp bài cho thầy cô, thì nhóm trưởng phải đặt deadline là 7h sáng: “tôi (không phải cả nhóm) phải hoàn thành công việc này” – điều này giúp người nhóm trưởng “vắt não” tìm mọi cách để hỗ trợ, theo sát kết quả các phần việc và điều quan trọng: luôn nhớ, giúp cho mỗi thành viên hiểu được rằng: mỗi cá nhân đóng góp phần quan trọng trong công việc này.
– Điểm trừ: Nếu như các thành viên cùng “lầy” thì công việc cũng sẽ không thể hoàn thành. Cách giải quyết: Thông thường sẽ có 3 nguyên nhân mà thành viên sẽ lơ là nhiệm vụ được giao: lười – bận – không biết làm.
+ Cách trị “không biết làm”: đối với bạn này, mình cần chia sẻ, giải thích, hướng dẫn, cùng bạn làm việc. Nếu nhận thấy rằng công việc này bạn không thể hoàn thành (vì không có khả năng), cần chủ động nhận công việc về phần nhóm trưởng và giao cho bạn việc khác phù hợp hơn. “Mình thích làm việc này, hay là bạn làm việc này giúp nhóm nha.” – chú trọng trong cách giao tiếp để thể hiện sự tôn trọng đối phương và luôn nhớ 1 điều: phải giúp mỗi cá nhân biết được rằng: “tôi đóng góp một phần quan trọng trong công việc này”
+ Cách trị “bận”: Chia sẻ cùng bạn, và giúp cho bạn hiểu rằng bạn có A-B-C-X-Y-Z công việc, nhưng công việc nhóm (phần bạn đang chịu trách nhiệm) là một việc quan trọng, nên đứng ưu tiên hàng đầu. Vì nếu không, sẽ có những kết quả không tốt như sau:…. (đối với cá nhân bạn – đối với nhóm – đối với chính nhóm trưởng) để bạn “bận” nhận biết được hậu quả nếu như phần việc này không được hoàn thành, và rằng phần việc này thì vô cùng quan trọng với sự thành-bại của nhóm. Nhờ đó, bạn “bận” có thể cố gắng hoàn thàn tốt công việc.
+ Cách trị “lười”: Chia sẻ cùng bạn, đến nhà bạn cùng làm cũng là một cách (“tui cần bạn góp ý về công việc này, mấy giờ bạn có nhà? Hay mình cùng làm chung nha”)
Áp dụng những “phương thuốc này” một cách linh hoạt và có thể tích hợp để “điều trị”, nhưng nếu như bạn ấy bị “lờn thuốc” thì nhóm trưởng cần phải tự giác, không trông mong vào kết quả công việc bạn làm, luôn có phương án 2 để hỗ trợ khi cần. Nhưng tuyệt đối không “cạch mặt” hoặc “xéo sắc” nhau, vì:
– Có thể hôm nay bạn ấy như vậy, nhưng không có nghĩa: tương lai sẽ vẫn như vậy.
– Có một người bạn, còn hơn là có thêm 1 kẻ thù.
– Nhóm trưởng làm thêm việc: một cơ hội để cố gắng và phát triển, rèn luyện kỹ năng. Tại sao phải giận bạn?
Nhất quán trong suy nghĩ, đã không trông mong thì nhóm trưởng phải tự giác hoàn thành đúng deadline mà mình tự đặt cho bản thân (sớm hơn deadline “nộp bài”)
——————- ——————-
– Áp dụng quy tắc 80/20:
+ Cần nhìn thấy những người sẽ có tầm ảnh hưởng (nhóm Influencers) trong nhóm và xây dựng một mối quan hệ thật chất lượng với nhóm I (không đồng nghĩa với việc: sẽ bỏ lơ những thành viên khác trong nhóm (nhóm Necessary), chỉ là không tập trung dành quá nhiều thời gian, vì rằng nhóm I sẽ ảnh hưởng nhóm N). Động viên, khích lệ, và theo sát nhóm I thật tốt thì bạn sẽ đồng thời có ảnh hưởng đến nhóm I, và cả nhóm N (vì nhóm I đã ảnh hưởng giúp bạn một phần, và bạn cần “hoàn thành” thật tốt phần còn lại) – không chỉ áp dụng trong trường hợp bạn làm nhóm trưởng, là thành viên một nhóm, mà trong cả những mối quan hệ cá nhân thường ngày.
+ Các công việc không bao giờ là những chấm riêng lẻ, giả sử như có 3 công việc, bạn hãy nhìn thấy 1 tam giác!
1. Ở mỗi công việc, hãy viết ra thật chi tiết những phần việc cần làm.
2. Tìm sự liên kết giữa các phần việc của những công việc khác nhau và nghĩ cách hoàn thành hiệu quả để khi giải quyết công việc A sẽ có thể giảm nhẹ phần việc cần giải quyết của công việc B (ví dụ: giảm được 10% công việc B) và khi giải quyết công việc C thì phần việc của công việc B đã giảm thêm 50% nữa. Vậy sau đó thì nhẹ nhàng, bạn chỉ cần giải quyết 40% còn lại của công việc B. Vậy đã hoàn thành được 3 việc mỹ mãn. ^^
=> Kết: hãy đưa các công việc bạn cần làm ra trước mặt bạn, thật chi tiết và cụ thể, nhìn “bản đồ” công việc ấy và sâu chuỗi lại để có thể tìm cách giải quyết “một công nhiều chuyện”.
Một điều nữa, con người chỉ có thể ưu tiên làm tốt một việc trong một thời gian nhất định. Nhưng cần phải xác định rõ về công việc ấy: thời hạn cần hoàn thành, chi tiết-cụ thể các công việc cần làm, những nguồn lực có thể giúp ích, cách làm, kết quả cần đạt và thông báo cho những công việc khác về công việc ưu tiên này để tránh những hiểu lầm.
Điều cuối cùng và không kém phần quan trọng, trong quản lý thời gian, cần lựa chọn ra 20% công việc sẽ sinh ra 80% giá trị mà bạn mong muốn đạt được, và đầu tư vào công việc đó. Làm sao để có thể tìm ra được các giá trị mà bạn muốn đạt được? (Xin lỗi, vì Nguyên đã quên mất ý tưởng này, Nguyên sẽ hỏi lại anh Sơn và chia sẻ tiếp với mọi người nha)
——————- ——————–
Những điều tuyệt vời nữa mà Nguyên thu nhặt được trong buổi nói chuyện hôm nay:
1. Hãy viết một CV/ e-mail mà người nhận muốn được đọc. (các thông tin mà người đọc cần – lắng nghe họ để hiểu điều này và viết về điều đó, tránh viết theo mẫu; trình bày rõ ràng: có đầu, có cuối, có thứ tự, xuống dòng khi hết ý, cách vào đầu dòng; khi đo lường các skills cần cụ thể hóa, ví dụ: leadership (group of 2-3 people: 60%; cần chuẩn bị CV tiếng Anh và tiếng Việt)
2. Hãy luôn lắng nghe, để hiểu những điều “khách hàng” mong muốn được nhận và tìm cách đáp ứng hài lòng nhất, nếu như có thể. (không phải: cung cấp những điều tốt đẹp mình có mà chưa biết khách hàng đang cần điều gì)
3. Hãy đặt mục tiêu rõ ràng, cố gắng không ngừng để rèn luyện các kỹ năng, kiến thức cần có đạt được mục tiêu.
4. Luôn chủ động, giành thế chủ động về mình để có thể quản lý công việc, thời gian hiệu quả, bớt stress!
5. Luôn giữ sự liêm chính, chính trực.
6. “Ở ngoài đã chiến trận đủ rồi, về nhà: cần được yêu thương” – môi trường làm việc để có thể phát triển tốt, các nhân viên cần học cách trân trọng, tin tưởng, và cùng phấn đấu. Mâu thuẫn nội bộ là điều không thể tránh khỏi, nhưng giải quyết để đạt hiệu quả sau cùng, không phải là trách móc, “cạch mặt” nhau.
7. Không nói về người khác sau lưng, dù là điều xấu hay tốt.
8. Luôn trân trọng mỗi một cá nhân.
9. Suy nghĩ tích cực!
——————- ——————–
Một lần nữa, cảm ơn anh chị và các bạn đã đọc hết bài tóm tắt này. ^^
Nếu có thể, em mong lắm được nhận sự góp ý hay chia sẻ của anh chị và các bạn để nội dung bài tóm tắt này và những bài sau được chất lượng hơn.
Chúc anh chị và các bạn có một ngày cuối tuần thật vui vẻ.
Nguyễn Nguyễn.
