UEH MENTORING HANDBOOK

“Khi bạn “gõ cửa”, cửa sẽ mở” – UEH Mentoring

Chương trình tạo ra một môi trường tích cực gồm các Mentors – Nhà cố vấn và các Mentees – Người được cố vấn với các hoạt động góp phần giúp cung cấp kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần thiết đến các bạn sinh viên. Đồng thời, tạo cơ hội giúp các anh chị cựu sinh viên thực hiện được ý nguyện kết nối, giúp đỡ sinh viên. Chỉ cần bạn có ước mơ, có đam mê đủ lớn thì Mentor sẽ giúp bạn đạt được nó.

LỜI MỞ ĐẦU

  • Giới trẻ (sinh viên/mentee) ngày nay sẽ phải đối mặt với một tương lai rất khác so với những gì mà cha mẹ và thầy cô và mentor của các bạn đã trải qua.
  • Với sự phát triển của công nghệ, những cơ hội việc làm MỚI được tạo ra nhanh chóng. Rất nhiều công việc hiện tại không tồn tại vào 10 năm trước và các bạn sinh viên/mentee cần phải được trang bị để quản lý được sự thay đổi như vậy hoặc thậm chí là phức tạp hơn trong tương lai. Trung bình một sinh viên có thể dự đoán thay đổi công việc một vài lần, và thông thường trong một lĩnh vực HOÀN TOÀN KHÁC. Các bạn trẻ nên trông đợi về việc trải nghiệm học tập và cập nhật các kỹ năng kiến thức liên tục trong cuộc sống lâu dài của mình.
  • Thay vì chuẩn bị cho một “Công Việc Suốt Đời/Career for life”, chúng ta cần chuẩn bị cho các bạn trẻ “Một Cuộc Đời Nhiều Nghề Nghiệp/ A Lifetime of Career”. Câu ngạn ngữ một nghề cho chín còn hơn 9 nghề có vẻ sẽ không còn phù hợp nữa. Các bạn trẻ cần phải quyết định các lựa chọn của mình dựa trên mong muốn và thế mạnh bản thân, trong khi đó, cũng phải đảm bảo rằng các bạn không ĐÓNG bất cứ cánh cửa nào quá sớm cho những khả năng nghề nghiệp KHÁC trong tương lai.

VAI TRÒ CỦA CỰU SINH VIÊN

Khi cựu sinh viên với vai trò là Mentor thì đồng nghĩa anh/chị sẽ trở thành người hướng dẫn, người chia sẻ những trải nghiệm thực tế của bản thân và là người bạn đồng hành cùng sinh viên trong suốt quá trình mentoring. Thông qua quá trình giúp đỡ và hỗ trợ này, các bạn sinh viên có cơ hội hoàn thiện, phát triển bản thân và vương xa hơn nữa trong tương lai. Đó là thành công của các Mentors.

Người tạo động lực

Thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của các bạn sinh viên (Mentee) của mình và khuyến khích động viên mentee thử thách với những điều mới lạ.

Người thầy

Hướng dẫn và đưa ra những lời khuyên cho các Mentees ví dụ như làm thế nào để xây dựng các mối quan hệ tốt, chuyên nghiệp; giúp Mentees của mình có thêm những mối quan hệ mới, biết được nhiều nơi và phát triển những ý tưởng.

NGƯỜI HỖ TRỢ

Tạo dựng và khuyến khích Mentee trao đổi một cách cởi mở và trung thực. Lắng nghe và giải đáp những thắc mắc, những vấn đề mà Mentee gặp phải

HUẤN LUYỆN VIÊN

Giúp Mentee xây dựng mục tiêu, làm việc hiệu quả, phát triển tối đa khả năng của bản thân để đạt được những mục tiêu có ý nghĩa và thực tế đó.

Một quá trình mentoring thành công

Quá trình hướng dẫn (Mentoring) được xem là thành công nếu Mentee và Mentor tích cực tương tác, trao đổi cởi mở, thẳng thắn và tôn trọng nhau, bám sát những kỳ vọng đã đặt ra ngay từ đầu. Lý Tưởng hơn nữa, cả Mentee và Mentor cùng phát triển mối quan hệ này thành mối quan hệ hai bên cùng có lợi. Các bạn sinh viên sẽ học hỏi, đúc kết được nhiều kiến thức, kỹ năng từ Mentor của mình và đồng thời Mentor cũng có cơ hội nhìn lại những kiến thức kỹ năng và cống hiến của mình.

Giá trị nhận được khi trở thành người hướng dẫn (Mentor)?

Chúng tôi tin rằng việc trở thành người hướng dẫn (Mentor) sẽ là một trải nghiệm tích cực và làm phong phú thêm kinh nghiệm của anh/chị. Đặc biệt chúng tôi hy vọng anh/chị sẽ:

Chia sẻ và trao cơ hội cho thế hệ trẻ
Trau dồi kỹ năng huấn luyện và tư vấn
Phát triển mối liên kết có ý nghĩa với sinh viên
Có sự kết nối với trường ĐH mà mình đã học (hoặc trường ĐH mà mình muốn hỗ trợ)
Mở rộng mạng lưới quan hệ chuyên môn với những người trong và ngoài ngành.

Những yêu cầu khi trở thành người hướng dẫn (Mentor)

  • Dành ít nhất 1-2 tiếng/tuần cho hướng dẫn online và 1-2 tiếng/tháng gặp mặt trực tiếp một lần để hướng dẫn offline
  • Thống nhất với sinh viên về cách thức và tần suất gặp mặt hay liên lạc với nhau
  • Giúp đỡ sinh viên nhận dạng và thiết lập các mục tiêu, theo dõi tiến trình thực hiện và tạo nên sự thay đổi
  • Xây dựng mối quan hệ mentoring với sự cởi mở, chuyên nghiệp và tôn trọng
  • Liên hệ với ban quản trị của chương trình Mentoring để giải đáp các thắc mắc trong mối quan hệ mentoring (nếu có).
  • Phản hồi những vướng mắc kịp thời và tạo các buổi nói chuyện chuyên nghiệp
  • Duy trì và rèn luyện tác phong chuyên nghiệp và trau dồi thêm nếu cần
  • Hỗ trợ sinh viên phát triển cá nhân và phát triển chuyên môn.

PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH MENTORING

HÀNH TRÌNH MENTORING

Mỗi kỳ hướng dẫn (mentoring) sẽ kéo dài một năm học (bắt đầu từ tháng 10 hằng năm và kết thúc vào tháng 6 năm sau). 

number, 1, one-5433251.jpg
Đăng kí tham gia

Sinh viên đăng ký Chương trình Mentoring vào đầu mỗi đầu học kỳ với BQT, nộp online đến Chương trình Mentoring

Vòng tuyển chọn

BQT sẽ lựa chọn ra những bạn sinh viên được làm mentee cho học kỳ này thông qua việc xem xét hồ sơ và phỏng vấn

kết nối

BQT sẽ kết nối dựa vào lĩnh vực thế mạnh của mentor và lĩnh vực mong muốn được hướng dẫn của sinh viên.

Mid-term review

Mid-term review sẽ được thực hiện vào tháng 1 (hoặc 2) hằng năm vào giữa kỳ mentoring.

Mid-term review của kỳ mentoring, anh/chị mentor có thể quyết định thay đổi mentee sẽ hướng dẫn trong thời gian còn lại, hoặc nếu sinh viên có nguyện vọng thay đổi mentor (vì lý do bất khả kháng nào đó) thì đề xuất với BQT.

kết thúc

Mục tiêu của Chương trình Mentoring là tiếp nối sự phát triển của các mối quan hệ Mentoring, vì vậy chúng tôi khuyến khích các bạn tiếp tục mối quan hệ giữa Mentor-Mentee cho dù kỳ mentoring đã kết thúc.

Anh/chị Mentor sẽ được chủ động lựa chọn sinh viên:

  • Lựa chọn số sinh viên tối đa bạn muốn mentoring trong kỳ
  • Thay đổi số sinh viên bạn muốn mentoring sau mỗi kỳ
  • Bạn có thể yêu cầu dừng tham gia chương trình sau mỗi kỳ
  • Trong trường hợp bất khả kháng, bạn có thể dừng không làm mentor bất kỳ lúc nào và thông báo cho BQT thu xếp mentor khác thay thế cho bạn KHI MỐI QUAN HỆ MENTORING ĐÃ ĐƯỢC THIẾT LẬP

Buổi tiếp xúc đầu tiên với Mentee

Sinh viên rất mong chờ buổi tiếp xúc đầu tiên mối quan hệ Mentoring được thiết lập, mối quan hệ mentoring được thiết lập bằng email thông báo của BQT đến cả mentor lẫn mentee.Chúng tôi khuyến khích các sinh viên gửi một email tự giới thiệu bản thân đến mentor.Tuy nhiên trong một trường hợp, sinh viên ngại liên lạc trước với mentor, vì vậy mentor trong trường hợp này chủ động liên lạc với mentee. Nếu sinh viên không có bất kỳ hồi đáp nào hoặc bạn có các vấn đề thắc mắc khác, xin vui lòng liên hệ với quản trị của Chương trình Mentoring.

My coaching story

Mentor nên mong chờ điều gì trong buổi tiếp xúc đầu tiên?

Chúng tôi rất khuyến khích bạn nên sớm có một cuộc đối thoại trực tiếp với mentee – người may mắn được bạn hướng dẫn. Sự tương tác đầu tiên này rất có ích cho việc xây dựng một mối quan hệ Mentoring hiệu quả.

Xây dựng/thiết lập mối quan hệ với mentee bằng cách hỏi thăm về nền tảng kiến thức của mentee và những trải nghiệm mà sinh viên có được trong quá trình học tập và rèn luyện. Một mối quan hệ cởi mở/thân thiện sẽ là tiền đề thuận lợi cho quá trình mentoring sau này.

Thể hiện tâm huyết của bạn với chương trình Mentoring này và bạn sẵn lòng trở thành Mentor của họ. Truyền tải nhiệt huyết của bạn sẽ giúp sinh viên cảm thấy an tâm, tin tưởng vào thành công của quá trình Mentoring.

Sẽ rất quan trọng khi trao đổi về những kỳ vọng và mục tiêu ngay từ buổi đối thoại đầu tiên. Lưu ý rằng việc lên kế hoạch cho buổi tiếp xúc này càng chi tiết càng hiệu quả.

KĨ NĂNG MENTORING

Mentor đến với tâm thế là một người BẠN

Ttìm các cơ hội học hỏi thêm từ mentee. KHÔNG có suy nghĩ mình là người CHO, người DẠY mentee.

database search, database search icon, data search-2797375.jpg
Kỹ năng đặt câu hỏi

Nên đặt câu hỏi mở, tạo cơ hội cho Mentee tự tìm ra câu trả lời cho chính bản thân mình.

tạo mối quan hệ tin tưởng với mentee

Xây dựng, tạo mối quan hệ tin tưởng với mentee để các bạn chia sẻ các vấn đề thực sự của mình. Tìm hiểu về hoàn cảnh của mentee, các mối quan hệ xung quanh mentee.

Mở cơ hội cho mentee

Chủ động hỏi mentee về nhu cầu cross-mentoring hoặc những chủ đề khác mà mentee quan tâm. Mentor có thể giới thiệu hoặc mời bạn bè của mình, các anh chị mentor khác tham gia vào 1 buổi mentoring để các em mentee có thêm góc nhìn mới, cơ hội mở rộng mối quan hệ. Trong trường hợp mentor chưa/không tìm được người phù hợp thì liên hệ BTC.

consulting, training, learn-2045471.jpg
Kỹ năng lắng nghe

Trước hết, CHẤP nhận hạ mình và bỏ đi những kiến thức mình đã có để có cái nhìn từ góc độ mentee sau đó sẽ cung cấp thông tin cho mentee thông qua các câu chuyện hoặc gợi ý của mình để mentee TỰ NHẬN RA vấn đề của mình và CHỦ ĐỘNG tìm giải pháp thực hiện.

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG TRONG QUÁ TRÌNH HƯỚNG DẪN

Dưới đây là một số ý tưởng về những hoạt động giữa Mentor và Mentee trong suốt thời gian hướng dẫn, các Mentor vẫn có thể mở rộng thêm các hoạt động khác cần thiết tùy thuộc theo từng trường hợp cụ thể của từng mentee và kết quả mong muốn đạt được:

Thảo luận về nghề nghiệp

  • Thảo luận về nền tảng kiến thức của anh/chị Mentor và nền tảng đó giúp ích như thế nào trong sự nghiệp của anh/chị đó – một dạng chia sẻ kinh nghiệm cũng như những bài học bản thân
  • Nói về những đặc điểm cần lưu ý, xu thế phát triển của ngành, những thuận lợi, khó khăn của ngành anh/chị Mentor đang làm việc (trùng với ngành mentee đang theo học)
  • Nếu có thể, hãy sắp xếp tới thăm nơi anh/chị Mentor đang làm, và anh/chị Mentor có thể giới thiệu qua về nơi làm việc

Quá trình tìm kiếm công việc

  • Xem lại CV và cover letter của mentee, tư vấn phương án tốt nhất
  • Có thể thực hiện buổi phỏng vấn thử nghiệm với Mentee nhằm giúp Mentee trải nghiệm qua một cuộc phỏng vấn thực tế như thế nào, cách chuẩn bị và trả lời câu hỏi, cũng như hướng dẫn về thái độ trong quá trình phỏng vấn
  • Thảo luận cách để trở thành người gây ấn tượng nhất khi đi thực tập hoặc đi làm trong lĩnh vực ngành nghề của anh/chị Mentor

Những tư vấn cho các bạn Mentee muốn theo bằng cấp sau đại học:

  • Chia sẻ những gì Mentor học được khi tham gia một lớp học sau đại học
  • Chia sẻ cách anh/chị Mentor chuẩn bị cho giai đoạn chuyển tiếp từ trường đại học vào môi trường làm việc chuyên nghiệp

Câu chuyện của anh/chị Mentor:

  • Chia sẻ cách mà anh/chị Mentor cân bằng công việc và cuộc sống cũng như những thứ nên kì vọng
  • Thảo luận về những việc mà Mentor sẽ làm khác đi khi còn đi học nếu họ được cho cơ hội làm lại lần nữa
  • Chia sẻ cách Mentor giải quyết những thử thách mà họ gặp phải trong công việc và cuộc sống

Mở rộng quan hệ (nếu được):

  • Giới thiệu Mentee tới đồng nghiệp và những người khác trong các mối quan hệ của anh/chị Mentor
  • Cùng nhau tham dự các cuộc hội thảo, thảo luận chuyên đề về nghề nghiệp
  • Hướng dẫn Mentee cách thức để hỏi thông tin, hoặc tra cứu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau

Các nội dung trao đổi

Nội dung ngắn hạn

a. Kỹ năng giao tiếp.

b. Kỹ năng viết email, CV.

c. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tích cực.

d. Kỹ năng lãnh đạo, làm việc nhóm.

e. Kỹ năng học tiếng Anh (ngoại ngữ).

f. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định.

Nội dung dài hạn

a. Công việc mong muốn sau khi ra trường:

– Trao đổi và yêu cầu mentee suy nghĩ, định hướng càng sớm càng tốt.

– Trong trường hợp mentee có nhiều lựa chọn, mentors cung cấp thêm các thông tin, yêu cầu kỹ năng, chuyên môn… liên quan đến từng công việc để mentee tiếp tục suy nghĩ và có lựa chọn cuối cùng.

– Khuyến khích mentee tìm các cơ hội thực tập càng sớm càng tốt liên quan đến công việc đã định hướng kể cả khi các em là sinh viên năm nhất. Trong trường hợp cần thiết, có thể đăng thông tin trên group mentors để các mentors khác hỗ trợ giới thiệu nơi thực tập phù hợp.

– Khuyến khích mentee lên kế hoạch trau dồi về kiến thức chuyên môn và đồng hành (trao đổi tiến trình, follow up thực hiện kế hoạch trong mỗi cuộc gặp) cùng mentee trong kế hoạch này.

b. Rèn luyện thể chất:

– Mentor nên khuyến khích mentee chọn 1 môn thể thao (chạy bộ, yoga, cầu lông, đá bóng…) tuỳ sở thích và điều kiện để luyện tập mỗi ngày, duy trì sức khoẻ để thành công.

– Cập nhật tình hình rèn luyện trong mỗi cuộc gặp.

– Khuyến khích các em duy trì thói quen này về lâu dài.

c. Tư duy tích cực:

– Luôn suy nghĩ tích cực về những sự vật và con người xung quanh.

– Nhận trách nhiệm, nhận lỗi về mình khi gặp vấn đề.

– Không để cảm xúc chi phối trong công việc mà tập trung vào việc tìm giải pháp để giải quyết công việc/hoá giải mâu thuẫn.

Những mục tiêu cần đạt được

Nhận thức về mình và áp dụng các kỹ năng tự quản lý để đạt được cuộc sống hạnh phúc và hiệu quả

– Xác định được mối quan tâm nghề nghiệp, kỹ năng, giá trị của công việc, và mục tiêu cuộc sống.
– Áp dụng những hiểu biết về các quan tâm của cá nhân, khả năng bản thân và các giá trị đưa vào trong việc lập kế hoạch và ra quyết định đối với việc học và việc chọn lựa nghề nghiệp.
– Hiểu được sự khác biệt còn tồn tại giữa thực tại với mong muốn trong tương lai, và HÀNH ĐỘNG để xóa khoảng cách khác biệt đó.
– Phát triển CÁC mục tiêu cho con đường học vấn và nghề nghiệp mong muốn.

Hành động một cách chính trực và ra quyết định có trách nhiệm, đề cao các giá trị tốt đẹp

– Hiểu được quá trình lên kế hoạch cho nghề nghiệp và dụng kỹ năng ra quyết định cho việc lên kế hoạch học tập và nghề nghiệp.
– Xác định kế hoạch giáo dục và nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn
– Đánh giá tác động và hậu quả đối với quyết định của mình lên bản thân và người khác.

Kiên cường và có khả năng biến thách thức thành cơ hội

– Trân trọng sự cần thiết của cải tiến liên tục và học tập suốt đời trong nỗ lực của bản thân để đạt được mục tiêu giáo dục và nghề nghiệp.
– Áp dụng sự LINH HOẠT và TẬN DỤNG mọi nguồn lực sẵn có để đưa bản thân đến gần hơn với mục tiêu giáo dục và nghề nghiệp.

Tự tin

– Có được sự TỰ TIN vào khả năng của bản thân để theo đuổi các mục tiêu trong cuộc sống.

Contact

Any questions? Give me a call

 📧 uehmentoring@gmail.com